روابط عمومی

English   |     |     |  
 انتخاب وب سایت:
  • تشریفات دانشگاه ... > اساسنامه

 

آئین تشریفات

الف: ارتباطات و تشریفات

1) تشریفات و ارتباطات انسانی (کلامی و غیر کلامی)

2) فرآیند تشریفات و بازدیدها (استقبال، حمل ونقل،اسکان،پذیرایی و بدرقه)

3) استقبال از میهمانان

4) حمل و نقل میهمانان

5) پذیرایی از میهمانان

6) اسکان میهمانان

7) بدرقه میهمانان 

 

  

ب: برنامه ریزی و مدیریت جلسات

1) تعریف کلیات جلسه

2) انواع جلسه (تصمیم سازی و تصمیم گیری)

3) مراحل مدیریت جلسه :

1) برنامه ریزی جلسه

2)  اجرای جلسه

3)  ارزیابی جلسه (مستندسازی جلسه شامل: تهیه گزارش، ارسال گزارش به اعضا و ...)


آموزش تشریفات

  • اهمیت ارتباطات در زندگی ( ارتباطات، علم زندگی است(
  • تکنیک های ارتباطات انسانی(ارتباطات کلامی و غیر کلامی(
  • مهارتهای نفوذ بر دیگران
  • عمده ترین فعالیتهای فیزیکی غیر کلامی
  • اشتباهات مهم و بزرگ در ارتباط با دیگران
  • نکات مهم در اولین برخورد
  • نکات مهم در ابتدا و انتهای کلام
  • آداب شنیدن و گوش کردن
  • نحوه ارتباطات کوتاه مدت
  • عوامل موثر بر قضاوت دیگران درباره رفتار ما
  • نکات مهم استقبال از میهمانان
  • چگونگی حمل و نقل میهمانان
  • نحوه پذیرایی از میهمانان
  • اسکان میهمانان
  • نکات مهم بدرقه میهمانان

 

آموزش برنامه ریزی و مدیریت بازدیدها

  • انواع بازدید (آموزشی و علمی، تفریحی، ...)
  • مخاطب شناسی بازدیدها و دسته بندی آنها
  • قانون شخص سوم
  • مراحل مدیریت بازدید :
1) برنامه ریزی بازدید
2) اجرای بازدید
3) ارزیابی بازدید
4) مستندسازی بازدید (تهیه گزارش بازدید، تعیین سطوح گیرندگان گزارش، درج نکات مهم بازدید، تهیه عکس و فیلم، تهیه خبر و(...



 

آئین تشریفات مدیران هتل و مهمانسرا

الف: مقدمات

مهمانداری در اسلام و ایران
مهارتهای رفتاری
اصول تشریفات


ب: تشریفات و ارتباطات
ارتباطات غیرکلامی فرایند تشریفات

 

ج: مراحل تشریفات در هتل یا مهمانسرا

د: چیدمان اتاق، میز غذاخوری، تزئین لابی ورودی( متناسب با مهمانان ویژه مراسم)

مراحل تشریفات

مدیریت تشریفات مراسم شامل 3 مرحله است:

1) قبل از برگزاری

1) تهیه اطلاعات

2) جلسه هماهنگی

3) تدوین برنامه و چک لیست

4) دعوتنامه

 

2) حین برگزاری

1) استقبال

2) حمل و نقل

3) اسکان

4) پذیرایی

5) مستند سازی

6) بدرقه

 

3) بعد از برگزاری

1) پایش و ارزیابی

2) آماده سازی مستندات

3) ارائه گزارش

4) برگزاری جلسه تقدیر و تشکر


کمیته های تشریفات:

1) اطلاع رسانی- ارتباطات و فضاسازی محیطی(با مسئولیت روابط عمومی)

2) خدمات و پشتیبانی(با مسئولیت مدیریت امور عمومی)

3) امنیت و انتظامات(با مسئولیت واحد حراست)

4) علمی- تخصصی( با مسئولیت واحد برگزارکننده)


اقدامات اولیه

الف) تعیین مسؤولیت ها:

1)  حسابدار همایش

2) روابط عمومی

3) واحد پشتیبانی

4) واحد حراست و تشریفات

5) واحد تبلیغات و انتشارات

6)  واحد IT

7)  واحد فنی و مهندسی

8)  واحد برگزاری نمایشگاه­های جانبی



ب) برنامه ریزی همایش:

1) جلسه با کمیته اجرایی

2) انتخاب موضوع همایش طی جلسه­ای با نماینده کارفرما

3) توضیح و شرح بودجه­ی همایش که طی جلسه­ای با نماینده کارفرما به تصویب رسیده است.

4) بررسی مکان­های همایش

5) فراهم کردن یک برنامه­ی زمانی از جلسات کمیته­ی همایش

6) فراهم کردن یک فهرست از کمیته­ها با نام­ها، آدرس­ها، شماره تلفن­ها، آدرس ایمیل، و بهترین وقت برای تماس

 

ج) کمیته اجرایی:

شامل رؤسای دیگر کمیته­ های اجرایی می باشد. به عبارت دیگر رؤسای روابط عمومی، تشریفات، IT، پشتیبانی و حراست، تبلیغات و انتشارات و فنی و مهندسی این کمیته را تشکیل می­ دهند.

 

وظایف کمیته اجرایی:

1) هرگونه تصمیم در رابطه با برنامه ریزی این برنامه­ ها باید با هماهنگی میان کمیته اجرایی و واحدها باشد مانند: مذاکرات با همه­ ی ارائه دهندگان خدمات، درخواست بودجه، امضای قراردادها و ...

2) تهیه و تأمین کلیه اقلام سمعی و بصری و تجهیزات مربوط به جلسات عمومی و کمیته­ های تخصصی

3) تهیه و تأمین کلیه اقلام و تدارکات مورد نیاز کمیته­ ها

4)  توصیه های جمع آوری شده از فرم های نظرسنجی و ارزیابی همایش قبلی

 

د) مدیر همایش:

وجود یک شخص پر انرژی قادر به برنامه ریزی و فروش، برای داشتن یک کمیته­ ی اجرایی با عملکرد مؤثر بسیار مهم است. کمیته­ ی اجرایی به نیروی مصرف شده از کمیته­ های دیگر وابسته است و هر کمیته ی دیگر به کمیته­ اجرایی وابسته است.

مدیر همایش قبل از عقد قرارداد از سوی کمیته اجرایی انتخاب می ­شود که در این صورت برای همایش زیر نظر مدیر همایش، هماهنگ کننده اعضای کمیته اجرایی خواهد بود.

داشتن دانش بالا از برنامه ریزی و فعالیت­ های اجتماعی ویژگی اجتناب ناپذیر مدیر همایش خواهد بود.

در ضمن مدیر همایش از سوی شرکت همایش سازان نظارت برای نظارت بر روند انتخاب مکان، ارائه­ پشتیبانی و رهبری برای تیم برنامه ریزی همایش و خدمت به عنوان رابط اصلی با کارفرما ایفای نقش می­ نماید.

مدیر همایش، مدیریت یا مذاکرات مربوط به قراردادها را در زمینه­ های ذیل انجام می­ دهد:

1)  تغییرات هتل و یا اتاق جلسات

2) تجهیزات سمعی-بصری

3) اجاره تجهیزات دفتری و اداری

4) حمل و نقل زمینی

5) هزینه بارگیری و باراندازی

6) پذیرایی ( وعده های غذایی، میان و عده ها و آشامیدنی ها)

 

همچنین مدیر پروژه، درخصوص قراردادهای سخنرانان اصلی و سرگرمی­ های همایش اقدام خواهد کرد.

وقتی سؤالی در مورد شرح قراردادها یا توافقنامه ها پیش آید نماینده کارفرما باید با مدیر پروژه برای سؤالات مستقیم و درخواست های همکاری تماس حاصل نماید.

هرگونه تغییرات یا خدمات اضافه شده در قراردادها باید از طریق مدیر پروژه همایش انجام شود و مدارک از طریق پیگیری نامه یا ضمیمه پیش نویس قرارداد توسط مدیر پروژه همایش جمع آوری گردد.

برگزار کننده همایش باید درک روشنی از هر موضوع یا آیتم در قراردادهای همایش و دیگر توافقنامه­ های نوشته شده برای بررسی و متعادل کردن وظایف مربوط بدان داشته باشد برای ارائه­ی همه­ ی توافقات شفاهی باید بوسیله یک یادداشت تفاهم بعنوان مدرک پیگیری شود. بعنوان مثال:مالیات قابل اجرا،پاداش­ ها،هزینه های اضافی کار

 

اقدامات قبل از اجرا

الف) روابط عمومی:

1)  دعوت از سخنرانان و مهمانان ویژه؛ که بر اساس لیست ارائه شده از سوی دبیرخانه اقدام به دعوت از سخنرانان و مهمانان ویژه می­ گردد.

2) هماهنگی با عوامل روی صحنه

3) هماهنگی قاری و مجری

4) هماهنگی برای پخش سرود ملی، آنونس، خواننده و...

5) هماهنگی عکاس و فیلم بردار: ارائه خدمات فیلم برداری و عکاسی حرفه ای، فیلم برداری و ضبط صدا و تصویر و تهیه آرشیو.

 

یک همایش چندوجهی شامل برنامه­ های نو، مواد آموزشی و تئوری و عملی روان و همچنین فرصت­ هایی برای بحث در مورد توسعه اجتماعی و موارد قانونی می­ باشد.

 

ب) کمیته تشریفات و حراست: 

1) هماهنگی با سازمان­ های داخلی شامل:تاکسی سرویس، کافی نت، غرفه عکس، تیم پزشکی و اورژانس

2) هماهنگی با سازمان­ های خارجی

3) پیگیری تا صدور مجوزهای لازم

4) تهیه کارت شناسایی ورود به جلسه برای میهمانان، مدیران، پرسنل اجرایی، غرفه داران و مدعوین

5) ایاب و ذهاب و ترانسفر

6) مترجمین و راهنمایان و پیش بینی گوشی های ترجمه همزمان 16 کاناله

7) تعیین Transfer(استقبال وبدرقه) محافظ و نگهبان، راهنما و همراه و گروه اجرایی داخل سالن

8) تهیه لباس فرم برای عوامل اجرایی

 

ج) کمیته پشتیبانی:

1) هماهنگی با محل برگزاری

2) محل سالن نمایشگاه

3) مکان­ های مقدور برای محل ثبت نام همایش و فضاهای کار اضافی

4) فضاهای بزرگ برای جلسات جامع و ضیافت

5) آماده سازی جایگاه سخنران

6) غرفه­ همایش جاری در سالن نمایشگاه

7) محلی برای ثبت نام دواطلبان

8) جایگاه کار تیم برنامه ریزی همایش

 

د) هماهنگی در خصوص پذیرایی:

1) اقامت مناسب و راحت نزدیک محل همایش

2) مهمان نوازی و خوش آمدگویی به مهمانان

3)  نوع و تعداد محل اقامت شبانه برای شرکت کنندگان، معرفی کننده ها، و تیم برنامه ریزی همایش

4) دسترسی به رستوران های نزدیک برای استفاده شرکت کنندگان همایش، مخصوصا درطول ساعت ناهار

5)  مواد غذایی و آشامیدنی

6) مهمان نوازی برای میهمانان ویژه­ی دعوت شده

7)  مکان­ های مهمان نوازی

8) فضایی برای رستوران یا کافی شاپ

 

بعد از اینکه مدیر همایش مکان میزبانی را توصیه نمود آن مکان باید توسط کمیته اجرایی مورد قبول واقع شود. مدیر همایش یک بازدید از مکان همایش را برای دیدن هتل و ویژگی­ های اتاق جلسات ترتیب می­دهد. این بازدید مکان ممکن است به صورت همزمان با جلسه هیأت اجرایی برگزار شود یا ممکن است توسط نماینده ایشان به تنهایی برای کاهش هزینه­ ها و صرفه جویی در زمان جلسات برگزار شود. مدیر پروژه ممکن است نماینده هیأت اجرایی را برای بازدید مکان همراهی کند. همچنین، مدیر همایش جزئیاتی را برای دیدن در طول بازدید مکان توصیه می­ کند.

مسئولان برنامه­ همایش لیست پذیرایی­ ها و برنامه­ های ویژه را در جزوه­ی برنامه­ ی همایش و خبرنامه­ های روزانه­ همایش انتشار می­ دهند. در واقع کمیته پشتیبانی مسئولیت برنامه ریزی (زمان، تاریخ، محل سکونت) و سفارش غذا و آشامیدنی را بر عهده دارد که شامل موارد ذیل می­ باشد:

1)  شمارش اولیه برای ضیافت و پذیرایی

2) آماده سازی سالن پذیرایی در زمان پذیرایی

3) مواد غذایی و آشامیدنی

 

هماهنگی و تهیه پکیج هدایا:

1) یادگاری­ های مربوط به موضوع همایش

2) برنامه­ دریافت کنندگان جوایز

3) طراحی و تهیه هدایای تبلیغاتی ویژه شرکت کنندگان داخلی و خارجی

4) تهیه جوایز، تقدیرنامه ، هدایا

 

کمیته تبلیغات و انتشارات: 

1) جذب حمایت کنندگان همایش

2) ارتباط با رسانه­ های داخلی و خارجی

3)  اطلاع رسانی و پوشش خبری و تبلیغات و وب سایت­ ها

4) نشست­ های خبری، مطبوعاتی، پخش تیزرهای تبلیغاتی صوتی و تصویری

5) چاپ اطلاعیه در مجلات و روزنامه­ های عمومی و تخصصی

6)  صدا و سیما

7) جذب آثار و مقالات محققین و...

8) خبرنامه­ های روزانه

9) نقشه های توصیفی از شهر

10)  امور مربوط به چاپ و انتشار در همایش. شامل: لوگو- سربرگ- پاکت- پوستر- بروشور- آگهی فراخوان مقاله- آگهی کنگره و نمایشگاه- فرم ثبت نام- فرم حامیان مالی- کارت دعوت- کتاب (اطلاعات همایش، نمایشگاه، خلاصه مقالات، مقالات و ...)- پارچه نویسی- برنامه کنگره- تابلو ها (راهنما، برگزارکنندگان، حامیان)- کارت شناسایی- برچسب اسامی- پلات و لمینیت- بنر-طراحی حرفه­ ای- پوستر، بروشور و کتاب- تهیه و تنظیم بولتن اجلاس

 

اقدامات حین برگزاری

مدیریت همایش: 

1) نظارت بر عملکرد کلیه کمیته­ ها

2) هماهنگی با نماینده کارفرما

3) مدیریت موارد پیش بینی نشده: فراهم نمودن امکانات برای شرکت کنندگان در همایش برای استفاده از اینترنت، وچاپگر

1)  مدیریت نحوه برگزاری نمایشگاه جانبی

2) سالن نمایشگاه بزرگ با تنوعی از فروشندگان

3) نگه­داری و به روز رسانی اطلاعات غرفه داران و حامیان مالی و در دسترس تیم برنامه­ ریزی قرار داد.

4) ایجاد و بررسی الگوهای موجود برای برقراری ارتباط با غرفه داران آینده نگر و فعلی و حامیان مالی و ارائه چنین الگوهایی به هیأت اجرایی شرکت همایش سازان برای تصویب و در نهایت ارائه الگوهای مورد تأیید کمیته اجرایی همایش.

5) سالانه با تمام غرفه داران آینده نگر و حامیان آنها برای مراجعه به وب سایت شرکت همایش سازان، جایی که اطلاعات همایش باید در دسترس باشد، از طریق دبیرخانه همایش تماس گرفته شود.

4) ارتباط شرکت کنندگان و سخنرانان

5) وظایف دبیرخانه

1) تنظیم صورتجلسات ستاد اجلاس

2) تهیه و تنظیم گزارش عملکرد اجلاس

3) تنظیم گزارش عملکرد کمیته های تخصصی جهت ارائه به رئیس ستاد

6) هزینه ­ها

 

روابط عمومی: 

1) پیگیری تشریف فرمایی سخنرانان

2) بررسی برنامه روزانه سخنرانان همایش

3) ارسال یک نامه تشکر به هر سخنران، مدیر، و مسؤول

4) پیگیری تشریف فرمایی مهمانان ویژه

5) کارگردان هنری

6) پیگیری دعوت از قاری قرآن و مجری محترم

7) هماهنگی برای پخش سرود ملی، آنونس، کلیپ و...

8) پیگیری عکاس و فیلمبردار: ضبط تمام مراحل کنفرانس جهت تهیه DVD و ارائه به میهمانان و نگهداری در آرشیو ستاد

9) پیگیری جلسات:

1) تعداد کافی از جلسات همزمان با موضوعات جذاب

2) نمایش فراگیر از جلسات در طول همایش

3) برگزاری جلسات به صورت چرخشی در زمان­ های مختلف در طول همایش، که امکان شرکت در جلسات برای تمامی شرکت کنندگان میسر باشد

4) تعداد و مدت زمان جلسات زمان بندی شده کمیته همایش قبل، بعد و در طول همایش. این جلسات باید فضای مورد نیاز را در مکان همایش داشته باشند.

5)  برقراری جلسه هر روز صبح و اواخر بعد از ظهر با اعضای کارکنان همایش برای بررسی و اصلاح کردن مسائل
 بررسی همه ی اتاق های جلسه 60 دقیقه قبل از اولین جلسه برای اطمینان از وضعیت مناسب اتاق­ ها

 

کمیته تشریفات و حراست: 

1) مدیریت مترجمین

2) مدیریت راهنمایان

3) مدیریت ایاب و ذهاب

4) مدیریت توزیع کارت­ ها و ژتون­ ها و...

5) مدیریت بهداشت محیط و سرو غذا

6) مدیریت عملکرد نیروهای خدماتی

7) برقراری سیستم نظرسنجی و اخذ دیدگاه های مدعوین و ارزیابی کیفی و کمی کنفرانس

8) فوق برنامه

 

کمیته پشتیبانی: 

1) هماهنگی با محل برگزاری

2)  مدت زمان همایش

3) تعداد تقریبی شرکت کنندگان

4) هماهنگی محل سرو غذا

5) اتاق­ های پذیرایی، سوئیت­های میهمانان، پارکینگ، مناطق ویژه مورد نیاز، تزئینات و نگهبانی برای نمایشگاه

6)  نظافت و پاکیزگی محل برگزاری در طول زمان برگزاری

 

کمیته تبلیغات و انتشارات: 

1) معرفی حمایت کنندگان همایش

2) پیگیری اصحاب رسانه­

3) تهیه گزارش تصویری از فعالیت­ های اجلاس از ابتدا تا پایان اجلاس

4) تهیه و تولید خبر از کلیه فعالیت­ ها و برنامه­ های اجلاس

5)  ارتباط موثر با رسانه ملی به منظور تولید برنامه تلویزیونی در جهت معرفی همایش و جلسات

6) معرفی آثار و مقالات برگزیده

7) نصب و توزیع پوستر، بروشور، بنر و...

8) خبرنامه های روزانه برای دادن اطلاعات به روز شده به تمام شرکت کنندگان

9) تهیه آلبوم دیجیتال شامل عکس های گرفته شده از همایش

10) توزیع مجموعه مقالات و آثار برگزیده

11) کتاب اجلاس

12) اخبار: یک خبرنامه روزانه باید برای شرکت کنندگان در همایش فراهم باشد. یک یا چند صفحه از خبرنامه ممکن است شامل اطلاعات دقیقی در مورد برگزار شدن یا لغو شدن زمانبندی برنامه­ های همزمان، رویدادهای مهم، دعوت به عمل اجتماعی، یاد آوری اطلاعات مربوط به ثبت نام مؤسسات بعد از همایش و دیگر موارد مهم باشد. خبرنامه ممکن است در آخر روز چاپ شود بنابراین آن اطلاعات باید با عنوان فعلی، صبح روز بعد چاپ شوند. خبرنامه ممکن است در مکان­ های صبحانه محلی، جلسات ارائه سخنرانی ­ها و میز ثبت نام در دسترس باشد. از آنجا که همه شرکت کنندگان خبر نامه را انتخاب نمی­ کنند، شورای همکاری همایش بایدحداقل یک شماره ازآن رابرای جمعیتی برابر بانصف ثبت نام کنندگان همایش، تهیه کند.

 

انجام پذیرایی وعده ­های اصلی:

1)  بررسی همه­ ی مکان­ های مواد غذایی و آشامیدنی ها و مکان­ های پذیرایی، 60 دقیقه قبل از استفاده

2) تصدیق و تأیید تضمینی بودن مواد غذایی/ آشامیدنی برای برنامه ها ی روز بعد با مدیر خدمات همایش

3) دسر باید روی میز باشد و نباید برای آوردن آن منتظر شد. باید یک بخش از میز برای دسر در نظر گرفته شود.

 

انجام پذیرایی میان وعده:

1) فراهم نمودن امکانات پذیرایی در زمان­ های تنفس

2)  تأمین آب یخ در تمام وعده ­های غذایی

3) صرف قهوه در اتاق استراحت صبح

4) صرف نوشابه­ های غیر الکلی نوشابه­ های گازدار و نوشیدنی­ های رژیمی

5)  صرف قهوه در زمان استراحت بعدازظهر

6) لیموناد، چای، و نوشیدنی­ هایی مثل آب میوه

 

اقدامات پایان برنامه

مدیریت همایش: 

1)  بررسی عملکرد کمیته­ ها

2) بررسی فرم­های انتقادات و پیشنهادات

3) بررسی انتقادات و پیشنهادات کارفرما

4) مدیریت نحوه برگزاری نمایشگاه جانبی

5) هزینه ­ها: ظرف مدت 30 روز بعد از پایان همایش مدیر همایش صورت حساب­های نهایی هتل و مرکز همایش را بررسی می­کند و پرداخت نهایی را توسط خزانه دار همایش و خزانه دار همایش سازان هماهنگ می­کند.


روابط عمومی:

1) ارسال گزارش نهایی به سخنرانان

2) ارسال گزارش نهایی به مهمانان ویژه

3) ارسال گزارش تصویری

4) تهیه محتوای گزارش نهایی


کمیته تشریفات و حراست: 

1) تهیه گزارش نهایی از عملکرد

2) برگزاری تور داخلی برای مهمانان خارجی

 

کمیته IT:

1) گزارش نهایی از عملکرد

2) ارائه گزارش مالتی مدیا در وب


کمیته پشتیبانی: 
     تهیه گزارش از عملکرد کمیته


کمیته تبلیغات و انتشارات:

1) تهیه CD مالتی مدیا گزارش نهایی

2) ارسال گزارش نهایی به حمایت کنندگان

3) ارسال مالتی مدیا به شرکت کنندگان

 

نکاتی تکمیلی:

1) بطور معمول برای پذیرایی از هر 20- 15نفر، یک مهماندار مورد نیاز است.

2) داشتن یک محل پذیرایی جدا از محدوده همایش، بسیار مفید است.

3) در داخل فولدر های فرهنگی، اقلامی شامل: راهنمای بازدیدکنندگان، بروشورهای تبلیغاتی از اسپانسرهای همایش، نقشه مکان­ های توریستی و پرجاذبه شهر، لوح های فشرده فرهنگی، و خودکار گذارده شود.

4) فراهم کردن برگه آدرس پستی دبیرخانه همایش و قراردادن در فولدرها برای شرکت کنندگان بیرونی.

5)  برای زمان های رفع خستگی یک مکان برای استراحت در محل برگزاری درنظر گرفته شود.

6) نصب نشانه­ ها و استفاده از یادداشت­ های برنامه در محیط­ های استراحت.

7) تهیه لیستی از کارکنان همایش که به خاطر خدمات استثنایی شان در طول همایش باید از آنها تقدیر شود.

8) اتاق­ ها با استفاده از تجهیزات موجود و با توجه به راحتی و سهولت دسترسی شرکت کنندگان به جلسات، ایجاد می­ شود. گاهی اوقات اتاق­ ها در طول روز نیاز به تجهیزات سمعی و بصری خواهد داشت و باید جلسات متناسب با اتاق­ ها برنامه ریزی شوند. هدف از انجام این کار اجتناب از جابجایی تجهیزات از اتاقی به اتاق دیگر است.

9) فراهم کردن علامت­ ها و نشانه­ هایی متناسب با موضوع جلسه در بیرون اتاق جلسه مهم است زیرا شناسایی جلسات را برای شرکت کنندگان راحت تر می­ کند.

10) در فرم ثبت نام و در مکاتبات در مورد نیازهای ویژه سؤال شود. از جمله کسانی که رژیم غذایی دارند.

11) حداقل 5 درصد مردم گیاه خوار هستند و نیاز به غذاهای غیر گوشتی دارند.

12) عدم ارائه ی غذاهایی که بسیاری به آن آلرژی دارند.

 

 
تعداد بازديد از اين صفحه : 611